英語でビジネスメールを書いてみよう【社外編】

みなさん、こんにちは^^

大阪守口市駅前の英会話スクールのFun Houseファンハウスです。

今回は、ビジネスメールの書き方についてご紹介します。

海外のお客様や取引先と仕事をするようになると、メールが主な連絡手段になります。時差が大きい場合もあるため、分かりやすく、かつ失礼に当たらないようなメールを書きたいですね。

今回は、英語のビジネスメールについてご紹介します。まずは【社外の方向けのメールの書き方】を記載しますので、これを読んでよりスムーズなコミュニケーションがとれるようにしましょう。

英語でビジネスメールを書いてみよう【社内編】

2023年8月15日

日本語のビジネスメールと英語のビジネスメールの違い

まずは日本語と英語のビジネスにおけるメールの違いを知りましょう。

英語のメールを初めて書く方が抱く疑問・・・

「いつもお世話になっております。って、英語でなんて言うの？」
「よろしくお願いいたします。って、英語だとどういえば良いんだろう」

といった、日本語独特の表現についてです。

実は、英語にはこのような表現はありません。あったとしてもビジネスメールではほとんど使われず、いきなり本題に入る場合がほとんどです。

日本語でももちろんメールの簡潔さや分かりやすさが必要ですが、英語のメールだとより一層シンプルになります。

英語のメールを初めて書くときは「失礼に当たらないかな」と不安になるかもしれませんが、全く問題ありません。逆に分かりづらいメールの方が失礼に当たるので、気持ちを切り替えて書いていきましょう。

また、まれに「日本語のメールは丁寧、英語のメールはカジュアル」という考えを持つ人もいますが、英語にも丁寧な表現はあります。

相手との関係性にもよりますが、特に社外の人宛のメールではできるだけ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

英語ビジネスメールを書いてみよう①件名〜書き出し

では、実践に移りましょう。

メールは一般的に5つの構成で成り立っています。

• 件名
• 書き出し
• 本文
• 締めの言葉
• 署名

これは日本語のメールでも同じですね。早速、各項目についてどのように書いたら良いか、具体的に見ていきましょう。

件名：Subject

まずは件名です。件名は英語で Subject と言います。件名は短く、そして分かりやすくが鉄則です。

Meeting Request on July 4th
7月4日のお打ち合わせ依頼

RFQ for XXYYZZ
XXYYZZのお見積もり依頼
＊RFQ は Request For Quote の略で、「お見積もり依頼」を意味する際に使われます。

Delivery Date Confirmation on Product ABC
ABCという商品についての納期確認

件名では、単語の頭の文字を大文字にすることがよくあります。文章の題名と同じですね。よりプロフェッショナルに見えるので、余裕のある方は心がけてみましょう。

書き出し：Opening

続いて、実際にメールを書き出すときの書き方です。

冒頭は、メールを送る相手の名前を記載します。

①メールを送る相手の名前が分かっている場合

Dear Ms. Smith,
スミス様

Hi John,
ジョンさん

最初のうちは Dear を使う場合も多いですが、取引を重ねて相手のことを知ってくると “Hi 下の名前” という形に変わることもよくあります。

②メールを送る相手の名前が分からない場合

Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,

どちらも「ご担当者各位」という意味になります。しかし、最近では “Hi,” や “Hello,” だけで書き出しを終わらせる場合も多いため、そこまで深刻に考えなくても問題ありません。

英語ビジネスメールを書いてみよう②本文 Body

件名と書き始めがわかったところで、次は本題（主題）の部分の書き方を学んでいきましょう。

本文は、わかりやすく端的に伝えることが大切です。以下のことを意識しながら書きましょう。

①結論から書く

メールの内容を分かりやすくするためにも、必ず結論やメールの目的から書きましょう。

例えばメールの冒頭の文章はこのような文章から書き始めると、相手にも要点が分かりやすく伝わります。

I am writing to inquire about the price of this item.
この品物の価格をおうかがいしたく、メールを書いています。

I would like to confirm the payment status for order XXX.
注文XXのお支払い状況をおうかがいしたいです。

②改行をしない

英語のメールでは、一文一文で改行をしません。その代わり、ある程度書いたら段落を変えます。

例えば、以下のとおりです。

◎日本語◎

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社　山田でございます。

先日のXX製品につきまして、まだご入金が確認できていないようです。
恐れ入りますが、お支払予定日をご教示願います。
次のご注文は、本件ご入金確認後の発送となりますので、ご了承ください。

よろしくお願いいたします。

=================================

◎英語◎
I would like to know the payment status for product XX. We have not confirmed the payment from you yet. Please advise the expected schedule.

Also, please be advised that the next order will be shipped after receiving the payment for XX.

Best Regards,

=================================

いかがでしょうか。日本語のメールでは一文一文で改行されているのに対し、英語のメールでは同じ内容の範囲は改行をせずに段落を続けます。

次の内容に移るときに初めて、一行開けて新たに段落を作っていくのです。

このように、言語によって読みやすい形があることを意識してメールを作成してみてください。

③大文字、小文字のルールを把握する。省略形は使わない。

英語のメールはいわゆる「英作文」です。大文字や小文字など、基本的な文章のルールはしっかり復習しておきましょう。

また、上述のとおり、強調させるために大文字で書くことはよくありますが、すべて大文字、すべて小文字の文章は読みづらいものです。

そのため、何度もやると受け手に読んでもらえなくなります。時と場合、強調させたい単語を選んでおこなうようにしましょう。

加えて、社外の人に送るメールでは単語の省略形は使わない方が無難です。

英語ビジネスメールを書いてみよう③締めの言葉：Closing〜署名

つづいて、締めの言葉です。日本語では「どうぞよろしくお願いいたします。」のような文章になりますが英語だとどうでしょうか？

締めの言葉 ：Closing

締めの言葉は英語だと実にシンプルです。下記の表現を最後につければ完了となります。

• Sincerely,
• Best Regards,
• Respectfully,
• Thank you,

Best, や Regards, のみの場合もありますが、少しカジュアルな印象もあるので、きちんと記載した方が良いでしょう。*各単語の最後のカンマを忘れないようにしましょう。

署名：Signature

最後に、意外と見落としがちな署名です。日本語の署名は「営業部第二営業課」など所属部署を書きますが、英語では「自分が何者なのか」を記載します。

つまり、所属部署を書くのではなく「営業担当」であることを書くのです。

英語だとこのようになるのですが、実は所属部署を書かないことも多くあります。

Hanako Tanaka
Sales Representative
ZXY Inc.
Tel: +81-3-1234-5678

これだけで、ZXY社の営業、田中さんということが伝わります。

あえて所属部署を書かないことでよりシンプルに見え、かつご自身が営業担当であることが分かりますね。

英語では部署より自分の役割が重要であることをぜひ覚えておいてください。

英語のビジネスメールを実践でどんどん書いてみよう

英語でのメールは難しそうで実は日本語よりもシンプルです。

言いたいことをストレートに伝えれば良いので、慣れると書きやすくなっていきます。不安なうちは、下書きを誰かに見せて、きちんと意味が伝わるか確認してから送りましょう。

丁寧さより正確さ、分かりやすさを重視することを意識し、円滑なコミュニケーションで海外のお客様から信頼を勝ち取ってくださいね。

【英語で電話をかけるときに使う英語表現】ビジネスでも使える英語電話対応（発信編）

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