みなさん、こんにちは^^
大阪守口市駅前の英会話スクールのFun Houseファンハウスです。
本日は、苦手意識を持つ人が大変多い
英語での電話対応
で役立つ表現をご紹介いたします！
いつもどおり日本語で電話に出たら、突然相手が英語を話し出したときや着信番号が海外からのとき、焦ってしまいどう対応したら良いのか分からなくなってしまいますね。
電話は、相手の表情や身振り手振りも見ることができないため、自分のリスニング力とスピーキング力のみが頼りとなる、とても難易度の高いものです。
それでも、海外とビジネスをしていると英語での電話対応は必要です。
本日は、電話を受けた時に使える英語表現をご紹介しますので、落ち着いて受け答えができるよう練習しましょう！
英語の電話を受けたとき（電話受信）の英語表現
まずは電話を受けるときに役立つ表現を記載します。
自分からかける場合なら心やメモの準備ができていますが、受ける場合は本当に不意打ちでびっくりしてしまうものです。
覚えるまでは、紙に書いて見えやすいところに貼っておくと良いですよ！
電話に出るときの英語表現
まずは丸覚えしておいてOKの定番中の定番の表現を2つご紹介します。
“Good morning, XYZ Corp. My name is Chris, how can I help you?”
「おはようございます。XYZ社です。クリスが承ります。ご用件をうかがえますでしょうか」
“Thank you for calling XYZ Corp. My name is Chris, how can I help you?”
「お電話ありがとうございます。XYZ社です。クリスが承ります。ご用件をうかがえますでしょうか」
*Good morning は午後の場合は Good afternoon に変更します。
Thank you for calling 【社名】 という表現もよく使われますので、この2つはどちらでもOKです。
また、英語の場合は自分の名前を名乗る時は、名字ではなく下の名前を使います。
日本人には少し違和感があるかもしれませんが、文化の違いですので慣れていきましょう。
電話をかけてきた相手の名前を確認する英語表現
次にかけてきた相手の名前を確認する英語表現です。
これも電話を引き継ぐ際には必ず必要な情報です。最初に名乗られた名前のスペルまではわからないし、会社名もちゃんと聞き取れなかった・・・
しかし、これは英語力の問題ではなく、日本語での電話対応でもよくあることです。
一度聞き逃してしまっても、再度確認することは全く問題ありません。落ち着いてもう一度聞き直しましょう。
“May I have your name and your company’s name again, please?”
「お名前と御社名を再度頂戴できますでしょうか」
“How do you spell your company’s name?”
「御社名のスペルを教えていただけますでしょうか」
*もし、まだ相手が名乗っていない場合は again は不要です。
*May I have は丁寧な表現になりますので、電話だけでなく取引先の相手や目上の人にも使える便利な言い方です。
かかってきた電話を別の人に代わる（取り次ぐ）英語表現
電話を代わる時のシチュエーションは大きく分けて2つあります。
①相手から「○○さんをお願いします」と言われた時
②こちらから「どなたに代わりましょうか？」と尋ねる時
それぞれ見ていきましょう。
①かかってきた電話を別の人に代わってほしいと指名してきた時はこの表現を使います。
Sure, just a moment, please.
「承知いたしました。少々お待ちくださいませ」
*冒頭の Sure は入れなくても問題ありませんが、入れるとより丁寧になります。
*Just a moment, please （少々お待ちください）は聞いたことがある人も多いはずです。電話でも頻出表現になりますので覚えておきましょう。
②相手から誰かに代わってほしいという指名がなく、自分宛ではないと思った時は誰に代わってほしいかを聞きます。
その時の英語表現はこちら
“Who you are calling, please?”
「どちらにおつなぎしましょうか」
こちらも頻出表現になりますが、知らないと言えない表現です。
いきなり Who から始まることに違和感を覚える人もいるかもしれませんが、よく使われる言い方です。最後に please をつけることを忘れずに。
電話で担当者が不在であることを伝える時の英語表現
相手が指名してきた担当者が不在の時に使う英語表現です。
“I’m afraid Helen is out of the office today. She will be back tomorrow.”
「申し訳ありませんが、ヘレンは本日不在にしています。明日は出社予定です。」
*Out of the office は「オフィスにいない、不在にしている」という意味のイディオムです。ビジネスの場ではよく使われ、メールの不在通知などでもよく見かけますね。
“He is not at his desk right now. Do you want me to have him call you back?”
「彼は今席におりません。折り返しご連絡させましょうか」
*「席にいない」という表現は、not at his/her desk となります。
日本語では「席」ですが、英語では 「desk = 机」となるので注意しましょう。
have him call you back は少し言いにくいですが、よく使う表現です。このフレーズがスムーズに出てくると電話に対するストレスが大きく減ります。
このフレーズだけでも、紙に書いて貼っておいたり、何度も暗唱して覚えるようにしましょう。
電話で相手の電話番号を聞く英語表現
かけ直しますと伝えた時は相手の電話番号を聞かなければいけません。その時はこの表現を使いましょう。
“May I have your phone number, please?”
「お電話番号を頂戴できますでしょうか」
この May I have も相手の名前を聞くときと同じような使い方ですので練習しておくと便利ですよ。
かけてきた電話が間違い電話であることを伝える
かかってきた電話が間違い電話ということもありますよね。
①指名してきた名前の人が部署内 / 会社内にはいない場合
“There is no Tony in our company.”
「トニーという者は弊社にはおりません」
*There is no のあとに人の名前が来る言い方は少し変に感じる人もいるかもしれませんが、会社にいない人の名前の問い合わせがあった場合はこのように表現しましょう。
②明らかに間違い電話の場合
“I think you got the wrong number.”
「お電話番号をお間違いだと思います」
*この表現はビジネス以外の間違い電話でも使えるフレーズです。wrong number がスッと出てくるとスムーズですね。I think をつけることで柔らかい印象にもなります。
会話の途中で電話を切らなければいけないことを伝える英語表現
電話が長引いてしまって、次の予定がある時は中断して電話を切らないといけないことを伝えます。
そんな時に使える英語表現がこちらです。
“I have a meeting in 5 minutes. Let me call you back later.”
「5分後に会議があるんです。あとでかけなおします」
*Let me call you back later はビジネスだけでなくプライベートでの電話でも使える便利な表現になります。ひとかたまりで覚えておくと良いでしょう。
“Sorry I’ve got to go.”
「ごめん、行かなきゃいけない（＝電話を切らなければならない）」
1つ目よりはカジュアルな表現です。発音としては “I’ve gotta go” のようになります。
社外の人や目上の人に使うことはあまりおすすめできませんが、社内の仲の良い人や部下の人には使えます。
電話を切る際の英語表現
全ての要件が終わって電話を切る時にはお礼を伝えます。これも定型文ですので覚えておきましょう。
“Thank you for your call. Have a good day.”
「お電話ありがとうございました。」
*Have a good day は会話の終わりにつけると、丁寧な印象が出るのでおすすめです。
“It’s nice talking to you. Talk to you later.”
「お話しできて良かったです。ではまた。」
*Talk to you later は少しカジュアルな表現になります。取引先の人とも仲が良くなればこれを使いましょう。
重要！相手の言ったことが聞き取れなかった時に聞き返す英語表現
電話は顔が見えないので特に聞き取れないことも多いです。その場合はわかったフリをせずに必ず聞き返しましょう。
聞き取れないことは恥ずかしいことではありません。日本語でも聞き取れなかったときに聞き返すことと同じです。臆せず使いましょう。
“Could you repeat that, please?”
“Can you say that again, please?”
Can you よりも Could you の方がより丁寧な言い方になります。
英語の電話に慣れるには何度も練習して自信をつけよう！
英語での電話対応に一番必要なことは、自信を持って話すことです。
焦らず、ゆっくりでもはっきり丁寧に話せば、きちんと会話することができます。
今日ご紹介した表現をぜひたくさん練習し、英語の電話対応を楽しめるようになるくらいになりましょう！
次回は電話をかける時の英語フレーズをご紹介します。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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