みなさん、こんにちは^^
大阪守口市駅前の英会話スクールのFun Houseファンハウスです。
前回、ビジネスメールの書き方（社外編）をご紹介しました。
今回は社内宛のメールについてご紹介します。
メールの構造自体は外部宛メールと同様ですが、社内宛なのでより簡略化させて書いても問題ないことが多く、むしろメールの意味が明瞭かどうかが重要なポイントとなります。
欧米など時差が大きい国の同僚とやり取りする場合は、分かりやすいメールで円滑に仕事を進められるようにしましょう。
社内のメールはどの程度丁寧に書くべき？
日本語でも同じですが、社外メールでは分かりやすさに加えて親しみやすさや礼儀も重要です。
一方で社内宛のメールは、とにかく分かりやすさ、相手にどう動いてもらいたいかすぐ分かることががキーとなります。そのため、できるだけストレートに書くことを心がけましょう。
日本語はハイコンテクストと言われ、行間を読んだり間接的な表現が好まれる傾向にあります。一方、英語はローコンテクストといって「伝えたいことをはっきり書く＝書かないと相手は分かってくれない」という土台の上で成り立っています。
日本人の感覚からすると少し直接的過ぎて気が引けてしまう場合もありますが、たいていの場合は心配無用です。むしろ回りくどい言い方や、「察してほしい」などの思いを持ってメールを書いても混乱を引き起こすことが多いので、分かりやすさを最重要項目として理解しましょう。
英語ビジネスメールを書いてみよう①件名〜書き出し
では、実践に移りましょう。
社外メールと同様で一般的に5つの構成で成り立ちます。
- 件名
- 書き出し
- 本文
- 締めの言葉
- 署名
早速、各項目についてどのように書いたら良いか、具体的に見ていきましょう。
件名：Subject
まずは件名です。これは社外宛と変わらず、簡潔で分かりやすい書き方が求められます。
Agenda for Meeting on Aug 1
8月1日の打ち合わせの議題について
RFQ on 001122 from Website
ウェブサイトからの001122製品についての問い合わせ
日本語のメールでよく見受けられる形が【 】墨付きかっこを用いる方法です。
【ご連絡】○○の件について
【ご返信希望】△△のお見積もりについて
これは部分を強調させるために使用されますが、隅付きかっこは全角専用ということもあり、英語のメールでは使われません。
どうしても強調させたい場合は IMPORTANT!! や PLEASE REPLY! など、大文字で冒頭に書くと目を引きます。
ただし、毎回これをしてしまうと効果が薄れてくるため、乱用は避けましょう。
書き出し：Opening
書き出しも、社内宛のメールは社外宛よりカジュアルです。
よくあるパターンが
Hi Jessica,
のように、 “Hi 名前,” になります。
上司宛のメールも同じで、Mr. ○○といった苗字で呼ぶことはほとんどありません。また、「お疲れさまです」といった表現も特にないため、Hi ○○ のあとはすぐに本題に入ります。
このあたりは日本語よりシンプルな印象がありますね。
Dear Ms. Smith,
スミス様
Hi John,
ジョンさん
最初のうちは Dear を使う場合も多いですが、やりとりを重ねて相手のことを知ってくると “Hi 下の名前” という形に変わることもよくあります。
英語ビジネスメールを書いてみよう②本文 Body
続いて本文の作成です。社内宛では特にかしこまった言い方も不要なので、分かりやすさを心がけましょう。
例えば、電話が欲しい場合は以下のようになります。
▼社内宛
Please give me a call.
電話ください。
▼外部宛
I’d appreciate it if you could give me a call.
お電話いただけると嬉しいです。
このように、 “Please 動詞” で十分通じますので、社内宛は簡単な英語で簡潔なメールを書くよう心がけましょう。
また、少し長い文章を書くときは、以下のことを意識しておくとより読みやすくなります。
②改行をしない
英語のメールでは、一文一文で改行をしません。その代わり、ある程度書いたら段落を変えます。
例えば、以下のとおりです。
◎日本語◎
クリスさん、
7月20日10時にZYX株式会社が訪問します。
技術的な打ち合わせもおこないますので、同席をお願いします。
第三会議室を予約済みです。
よろしくお願いいたします。
田中 花子
=================================
◎英語◎
Hi Chris,
ZYX Corp will be visiting us on July 20 at 10 am. Please make yourself available and join us as we will also cover some technical topics at that time. Meeting room 3 has been reserved.
Thanks,
Hanako
=================================
日本語のメールでは一文一文で改行されているのに対し、英語のメールでは同じ内容の範囲は改行をせずに段落を続けます。
次の内容に移るときに初めて、一行開けて新たに段落を作っていきます。
言語によって読みやすい形があることを意識してメールを作成するのを忘れないでくださいね。
③大文字、小文字のルールを把握する。
社内宛のメールでも、大文字や小文字など、基本的な文章のルールはしっかり復習することをおすすめします。
また、上述のとおり、強調させるために大文字で書くことはよくありますが、すべて大文字、すべて小文字の文章は読みづらくなります。
何度もしてしまうと読んでもらえなくなりますので、時と場合、強調させたい単語を選ぶようにしましょう。
単語の省略形の使用について
外部宛のメールでは、pls (=please) などの省略形を使わない方が無難ですが、社内宛ではよく使われます。
また、社内の共通語など、お互いに意味が分かる単語は使用しても問題ありません。スムーズな意思疎通を心がけましょう。
英語ビジネスメールを書いてみよう③締めの言葉：Closing〜署名
締めの言葉も日本語では「よろしくお願いいたします。」のような文章になりますが英語だと社外宛とおなじくシンプルになります。
締めの言葉 ：Closing
社内メールの締めの言葉は社外宛のメールよりカジュアルになります。
Thanks,
Regards,
Best,
などがあげられます。Sincerely, や Best Regards, などでも問題ありませんが、少し丁寧すぎると感じる場合もあります。ご自身にとって一番しっくりくる単語を使いましょう。
署名：Signature
社内宛のメールでの署名は名前だけの場合が多いです。 “Hanako” など下の名前を書いておきましょう。
外部宛のメールのようなしっかりした署名は不要です。
社内宛の英語ビジネスメールはとにかくシンプルに！分かりやすさを意識しよう
社内宛の英語メールは簡単な表現の方が適しているため、英語のメールに慣れていない人にとっても比較的書きやすいです。
目上の方にも同僚にも同じような文面になるため、少し違和感がある人もいるかもしれませんが、慣れてしまえば書きやすくなります。ぜひ、英語でのメールを活用して、他拠点と積極的にコミュニケーションを取ってください。
英語でのメールは難しそうで実は日本語よりもシンプルです。
言いたいことをストレートに伝えれば良いので、慣れると書きやすくなっていきます。
大阪守口市 駅前 英会話スクール Fun House Language School
ファンハウス英会話スクールは京阪守口市駅徒歩1分、地下鉄谷町線守口駅徒歩5分
通いやすい立地にある英会話スクールです。
ファンハウス英会話スクールではキッズ英会話をはじめ、インバウンド対策で使える接客英語や旅行英会話のレッスンカリキュラムも豊富にご用意しております。
子どもから大人まで、オンライン・リアルレッスンを組み合わせた通い方もお選びいただけます。
ご興味のある方はぜひ一度、Fun Houseの体験レッスンをご受講ください。
オンラインレッスン・リアルレッスンどちらでも体験いただけます
体験レッスンは無料ですので、ご希望の方はこちらよりお問い合わせください。
大阪守口市 英会話スクール Fun House レッスンメニュー
すべてのレッスンメニューがオンラインレッスン対応可能です。
インバウンド接客英語レッスン
幼稚園・保育園内 英会話レッスン
企業・団体様向け英会話レッスン
キッズ英会話レッスン (小学生まで)
個人向け英会話レッスン (中学生～大人)
世界を巡る英会話レッスン
詳しくは 公式ウェブサイト をご覧ください！
コメントを残す