◎補足◎英語でビジネスメールを書いてみよう【社外編】

みなさん、こんにちは^^

大阪守口市駅前の英会話スクールのFun Houseファンハウスです。

先日「英語でビジネスメールを書いてみよう【社外編】」という記事を公開しましたが、今回はその補足です。

欧米など時差が大きい国の同僚とやり取りする場合は、分かりやすいメールで円滑に仕事を進められるようにしましょう。

英語でビジネスメールを書いてみよう【社外編】

2023年7月24日

【復習】英語メールの構成と注意点

まず、英語メールのポイントをおさらいしておきます。
英語でのメールも、日本語と同じく以下の構成で成り立っています。

件名
書き出し
本文
締めの言葉
署名

細かい内容は英語でビジネスメールを書いてみよう【社外編】に記載してありますので、ぜひご一読ください。

また、英語のメールには一般的に以下のようなルールがあります。これらも上記の記事に詳しく書かれていますので、ご確認ください。

・結論から書く。
・一文ごとに改行をしない。段落の際は一行空ける。
・大文字、小文字のルールを把握する。省略形は使わない。

日本語のメールとは少し勝手が異なる部分もあるので、ぜひ一度復習しておきましょう。

よくあるメールの例

では、実際によくあるメールの例や言い回しについてみていきましょう。

自己紹介をする

まずは自己紹介をする場合の例文をご紹介します。

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Dear Ms. Smith,

Hope this email finds you well. My name is John and I am thrilled to be your dedicated point of contact here at XYZ Corp with Megan. If you need anything such as a quote, stock situation, delivery status, product quality, invoices etc., please do not hesitate to contact me. I would be more than happy to be of your assistance.

I will give you a quick call to say hi after lunch. Looking forward to working with you!

Best Regards,

John Garcia
Sales Representative
XYZ Corporation

★日本語訳

スミス様

いつも大変お世話になっております。
XYZ社）ジョンと申します。
弊社）メーガンと貴社窓口を担当させていただくことになりました。
お見積もり、在庫状況、配送状況、製品の品質、請求書など、何か必要なことがありましたらいつでもご連絡ください。

午後、ご挨拶もかねてお電話させて頂きます。

これからどうぞよろしくお願いいたします。

John Garcia

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“Hope this email finds you well” は、初めてメールを送る人や久しぶりにメールする人に向けて文頭に書く表現です。日本語の直訳はありませんが、ビジネスだと「いつも大変お世話になっております。」のようなイメージでもあります。

“I am thrilled to be…” も英語独特の表現で、何か良い報告をする際に使います。この場合は「一緒に働けることを嬉しく思っている」というニュアンスを伝えています。

自己紹介のメールはこのように書くと相手も読みやすく感じるのでおすすめです。

打ち合わせの依頼

続いて打ち合わせの依頼です。このような内容のメールもよく見られます。

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Hi Eric,

As stated on the phone, our next project will be one of the biggest ones, and would like to have a face-to-face meeting to go over the schedule, design details, and budget. If at all possible, please advise if any of the dates below work for you.

May 10th at 10 am to 4 pm
May 14th all day
May 20th anytime after 2 pm

My manager, Hannah, will also join the meeting. We can visit your office if that works better for you. We are also more than welcome to have you in our office for this meeting. Please choose the most convenient one.

★日本語訳

エリックさん

お電話でお話ししたとおり、次のプロジェクトは最大規模のものになります。
スケジュールや仕様確認、予算について、対面でのお打ち合わせをさせて頂きたくお願いいたします。
以下に候補日を記載しますので、ご希望の日時をご教示ください。

5月10日　10時～16時
5月14日　終日
5月20日　14時以降

マネージャーのハナも同席させて頂きます。
ご都合がよろしければ、オフィスにお伺いすることも可能です。
また、私どものオフィスでのお打ち合わせも大歓迎です。
貴社のご都合の良い方をお選びください。

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こちらは比較的素直な直訳になります。コロナ禍以降、オンラインでのミーティングが増えてきているので、対面を希望する場合は face-to-face meeting と記載すると良いでしょう。

また、時間について、24時間表記をする国としない国があります。先方がどう表現しているか確認し、それに合わせると良いでしょう。

会食の依頼

最後に会食の依頼です。

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Hi Rebecca,

We very much appreciate your cooperation on our last project. It would not be successful without your strong support.
My boss, Chris, and I want to invite you to a small dinner to show our appreciation. We haven’t decided the place yet, but it should be in the Yokohama area. We are flexible on our schedule, so kindly advise your availability.

Thank you and looking forward to your reply.

Sarah

★日本語訳

レベッカさん

いつも大変お世話になっております。
先日のプロジェクトにご尽力いただき、本当にありがとうございました。
貴社の強力なサポートがなければ成功にはいたりませんでした。

感謝の意味も込めまして、上長のクリスと共に、ささやかな食事にご招待させて頂きたいと存じます。
場所は未定ですが、横浜近辺で考えております。
弊社側のスケジュールはいつでも問題ありませんので、貴社のご都合をご教示ください。

サラ

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こちらも比較的分かりやすい英文になります。

It would not be successful without your… という表現は感謝を表すときによく使われます。覚えておくと良いでしょう。
kindly という表現は、please の代わりとしても使えます。please が頻出してしまった場合、kindly に代えてみることも、テクニックとしておすすめです。